Epik Events

Conditions generales de location et vente

Article 1 – Définition des conditions générales de location et de vente :

Les présentes conditions générales de vente déterminent les droits et obligations de la société EPIK EVENTS et du client dans le cadre d’une location de matériel ou d’une prestation d’animation. Le client accepte sans réserve l’intégralité de ces conditions à la prise de commande.

Les prestations et/ou le matériel loué sont décrit(es) dans le contrat de prestation.

Article 2 – Réservation / confirmation :

Pour valider une réservation, le client doit retourner à la société EPIK EVENTS le contrat de prestation dûment complété avec la mention “bon pour accord, lu et approuvé”, ainsi que l’acompte. Dès réception de ces documents, la société EPIK EVENTS est en mesure de confirmer, par retour de mail, sa présence lors de l’événement. Sans mail de confirmation de la part de la société EPIK EVENTS, la confirmation n’est pas définitive.

Article 3 – Acompte :

Un acompte de 30 % est versé lors de la réservation de la prestation. 

Article 4 – Date d’effet et durée de la location / animation :

Les dates d’effet et durées des prestations de locations et/ou d’animations sont stipulées sur le contrat de prestation. Dans le cas des locations, toute restitution après la date prévue fera l’objet d’une facturation de location par journée supplémentaire indivisible.

Article 5 – Annulation :

En cas d’annulation de la part du client, ce dernier s’engage à prévenir la société EPIK EVENTS qui conservera l’intégralité de l’acompte versé par le client au moment de la signature du devis.

En cas d’annulation de la prestation par le client, moins de quinze jours avant la date de la prestation, 50% des sommes stipulées au devis seront dues par le client.

En cas d’annulation de la prestation par le client, moins de sept jours avant la date prévue, 100% des sommes stipulées au devis seront dues par le client.

Article 6 – Mise à disposition du matériel

Les conditions ci-dessous sont associées uniquement aux prestations de location

À la prise de possession du matériel, une fiche d’état des lieux du matériel sera signée par les deux parties. 

Le matériel sera testé avant le départ du représentant de la société EPIK EVENTS en présence du client. Cela implique pour le client qu’il accepte le parfait état de fonctionnement de celui-ci. Le client reconnaît avoir reçu le matériel en bon état d’usage et d’entretien. A défaut d’observation formulée lors de la prise de possession, le client est réputé avoir réceptionné le matériel en bon état et avec l’ensemble des accessoires nécessaires. Le client certifie connaître toutes les mises en garde de sécurité, les risques et précautions à prendre relatifs à l’utilisation, le fonctionnement et la manipulation du matériel. L’appareil ne devra en aucun cas être débranché par un tiers et/ou déplacé après installation que ce soit au début, au milieu ou à la fin de l’événement sans en avoir fait la demande avant. 

Le client sera tenu responsable de tout mauvais emploi. En aucun cas la société EPIK EVENTS ne pourra être tenue pour responsable de tous dommages corporels ou matériels résultant de l’utilisation de son matériel par le client ayant accepté le parfait état de fonctionnement du matériel par la signature de la fiche d’état des lieux du matériel.

Le transport, chargement, mise sous tension, extinction, déplacement, déchargement du matériel sont à la charge et sous la responsabilité de la société EPIK EVENTS. 

Article 7 – Paiement :

7.1. Client particulier

Dans le cas d’une prestation réservée par un client particulier, le paiement total du solde de la prestation de location ou d’animation devra être effectué au plus tard à l’installation du matériel ou du début de l’animation. 

7.2. Client professionnel

Dans le cas d’une prestation réservée par un client agissant en qualité de professionnel, le paiement total du solde de la prestation de location ou d’animation devra être effectué au plus tard 72 heures avant l’événement. A défaut de paiement, la société EPIK EVENTS se réserve le droit d’annuler la réservation de la prestation et de ne pas remettre le matériel au client, sans préjudice de tous dommages-intérêts éventuels que la société EPIK EVENTS pourrait, le cas échéant, réclamer.

Dans le cas où le paiement total du solde de la prestation n’est pas versé selon les conditions ci-dessous, la société EPIK EVENTS pourra considérer la prestation comme “annulée”. L’acompte versé sera alors conservé et le paiement complet sera dû. 

La société EPIK EVENTS accepte les règlements par chèque ou par virement bancaire.

Article 8 – Caution :

Les conditions ci-dessous sont associées uniquement aux prestations de location

Une caution par chèque sera demandée au client en fonction de la valeur du (des) produit(s) loué(s). Cette somme est stipulée dans le contrat de location.

Le chèque de caution reste bloqué durant toute la période de location et ne sera, donc, pas encaissé.

La société EPIK EVENTS se donne le droit d’annuler la prestation voire de récupérer le matériel déjà installé si la caution n’est pas versée au moment de la livraison du matériel, l’acompte versé sera alors conservé et le paiement complet sera dû.

Il sera procédé à la restitution de la caution après paiement intégral de la prestation de location, déduction faite des éventuels dommages fait sur le matériel mis à disposition. La caution ne sera débitée qu’en cas de dégradation du matériel ou de solde facturé restant impayé après relance. 

En cas de perte, vol ou détérioration totale, le client devra rembourser à la société EPIK EVENTS le matériel concerné à hauteur de la valeur du rééquipement à neuf et cela même si le montant du remplacement excède la caution déposée.

Article 9 – Emplacement du matériel :

Les conditions ci-dessous sont associées uniquement aux prestations de location

Le client s’engage à informer EPIK EVENTS de toutes informations utiles et difficultés d’accès pour l‘installation du matériel (étage sans ascenseur, distance accès déchargement camion…)

EPIK EVENTS se réserve le droit de refuser un emplacement si celui-ci peut porter atteinte au matériel.

Pour toute location de borne photo (photobooth) comportant une nuitée ou plusieurs jours, nos bornes doivent être installées en intérieur et ne pas être déplacées.

Toutes les installations en extérieur restent sous réserve de notre accord et de conditions climatiques favorables.

Les bornes photos ne peuvent pas être déplacées, installées en plein soleil ou laissées en extérieur la nuit.

Article 10 – Responsabilités / Assurance :

Les conditions ci-dessous sont associées uniquement aux prestations de location

Le client ne peut employer le matériel à un usage autre que celui auquel il est destiné et s’engage à utiliser le matériel avec prudence et diligence, à respecter les consignes et notices d’utilisation et de sécurité et à le maintenir constamment en bon état de marche. 

Le client s’engage à tout mettre en œuvre afin que le matériel ne soit pas volé ou détérioré. Le client assume la garde du matériel sous son entière et seule responsabilité. Les dommages ou la perte du matériel pendant la durée de la location feront l’objet d’une facturation à la hauteur des dommages causés. La perte ou la non restitution du matériel fera l’objet du remboursement total de la valeur à neuf du matériel de la part du client. Une caution sera signée au préalable.

Le client est également responsable des dommages causés par le matériel pendant la durée de la location.

Il est recommandé au client d’être titulaire d’une assurance civile entreprise ou chef de famille pour couvrir les dommages causés aux tiers par le matériel. 

Le prêt et la sous-location du matériel sont strictement interdits.

Article 11 – Panne de matériel :

Les conditions ci-dessous sont associées uniquement aux prestations de location

En cas de panne, le client s’engage à contacter EPIK EVENTS dans les plus brefs délais afin de trouver une solution, par téléphone au 06.79.43.89.70 ou par écrit à l’adresse email suivante contact@epikevents.fr.
Le client ne procèdera de lui-même à aucune réparation, ou même démontage. Toute panne ou dommages  induit par un démontage ou une tentative de réparation sera de la responsabilité exclusive du client.

La société EPIK EVENTS ne peut être tenue responsable à l’égard du client ou des tiers des conséquences directes ou indirectes, matérielles ou immatérielles, d’un arrêt ou d’un dysfonctionnement du bien loué, qui ne sera pas dû à un vice prouvé existant au moment de la mise à disposition, et ne sera donc redevable d’aucune indemnité de quelque nature que ce soit. Toute réparation n’est effectuée qu’à l’initiative de la société EPIK EVENTS, sa charge financière étant répartie selon les dispositions prévues.

Article 12 – Restitution :

Les conditions ci-dessous sont associées uniquement aux prestations de location

Le matériel ne peut être restitué qu’aux jours et horaires convenus avec la société EPIK EVENTS. Le client reste tenu de toutes les obligations découlant du contrat jusqu’à récupération effective par la société EPIK EVENTS, il reste notamment gardien de la chose louée et s’engage à la conserver sous surveillance. Le matériel ne sera considéré « restitué », et la garde juridique transférée à la société EPIK EVENTS qu’après remise d’un bon de retour signé d’un salarié de la société.
La restitution est obligatoire à l’expiration de la durée de location sans qu’il y ait lieu d’adresser une mise en demeure. Le client est tenu de rendre le matériel en bon état et en conformité, avec tous les accessoires et équipements.
A défaut, les prestations de remise en état, nettoyage et fournitures diverses seront facturées. À la restitution, un bon de retour précisant la date de restitution et l’état apparent du matériel sous réserve des dégâts apparents ou non signalés, est établi contradictoirement entre la société EPIK EVENTS et le client.
En cas de reprise de matériel par la société EPIK EVENTS, en l’absence du client, seules les constatations portées par la société EPIK EVENTS sur ce bon feront foi. La société EPIK EVENTS se réserve un délai de 5 jours ouvrables après restitution pour signifier les éventuelles dégradations du matériel non apparentes ou non signalées par le client à la restitution.
En cas de vol ou perte, le contrat et la facturation ne prennent fin qu’à réception par la société EPIK EVENTS de la déclaration du client auprès des autorités compétentes.
En cas de non restitution du matériel quel qu’en soit la cause, une indemnité est facturée sur la base définie dans les articles précédents en sus de la location. Les équipements, accessoires, éléments démontables ou pièces détachées non restitués sont facturés au prix de remplacement. 

Article 13 – Photobooth (contenu, partage et image) :

Toutes les photos prisent avec nos photobooth (bornes photo) lors de la prestation de location sont la propriété du client. La société EPIK EVENTS s’engage dans le cadre du droit à la propriété et à l’image, à ne pas utiliser et conserver les photos prisent lors de la prestation. La société EPIK EVENTS s’engage à faire une demande écrite au client sur la possibilité d’utiliser des photographies à des fins publicitaires et d’illustration de ses services (plaquette commerciale, réseaux sociaux, etc). La responsabilité du droit à l’image des personnes utilisant la borne photo durant la prestation est de la responsabilité pleine et entière du client.

Article 14 – Force Majeure :

Dans le cas où la société EPIK EVENTS ne serait pas en mesure d’effectuer la prestation, ou en cas de retard dans l’exécution de la prestation, dû à la survenance d’un événement de force majeure ou cas fortuit tels que définis par le Code civil et la jurisprudence des cours et des tribunaux français, notamment en cas de guerre, émeutes incendies, grèves internes ou externes, accident, blocage des routes, impossibilités d’approvisionnement et tout autre cas indépendant de la volonté de la société EPIK EVENTS et empêchant l’exécution normale de la prestation, la responsabilité de la société EPIK EVENTS ne saurait être engagée pour manquement à ses obligations contractuelles.

Dans cette hypothèse, la société EPIK EVENTS en avisera immédiatement le client et procèdera au remboursement, en tout ou partie, selon que l’impossibilité d’effectuer la prestation soit totale ou partielle, des sommes versées par le client.

Article 15 : Clause juridique:

En cas de litige de quelque nature que ce soit, la société EPIK EVENTS et le client s’engagent avant toute procédure, d’essayer de trouver un accord à l’amiable.  Au cas où aucun accord ne résulte de ces entretiens, toutes procédures juridiques de la société EPIK EVENTS ou à l’encontre de celle-ci sera de la compétence exclusive des tribunaux de Paris.